Outsourcing w wielu przypadkach stanowi sposób na obniżenie kosztów prowadzenia firmy. Dotyczy to także archiwizacji dokumentów. Dzięki infrastrukturze, rozwiązaniom technologicznym i specjalistycznej wiedzy, zlecając cały proces zewnętrznej firmie, można obniżyć ponoszone koszty. W takim wypadku ważna jest także pewność, że cała procedura przebiega w zgodzie ze wszystkimi przepisami i najlepszymi praktykami w branży.
Dlaczego warto podjąć współpracę ze specjalistyczna firmą?
Archiwizacja dokumentów to złożony proces, który wymaga przeprowadzania wielu czynności. Powinien on być ściśle zaplanowany i regulowany jasnymi zasadami. Każdy pracownik musi wiedzieć jakie ma obowiązki w związku z przechowywaniem dokumentów. Firma może takie procedury wypracować samodzielnie. Wymaga to jednak znajomości wielu przepisów. Najprawdopodobniej będzie trzeba wysłać niektórych pracowników na szkolenia, np. z zakresu RODO oraz przeprowadzić konsultacje np. z prawnikiem. Konieczne będzie także wyposażenie własnego magazynu, a także zakup systemów bezpieczeństwa oraz oprogramowania.
Tymczasem wybierając podmiot, który specjalizuje się w archiwizacji danych, uzyskuje się się od razu dostęp do całej potrzebnej infrastruktury i gotowych procedur. Dzięki otrzymaniu instrukcji kancelaryjnej, każdy pracownik doskonale zdaje sobie sprawę jak postępować z różnymi kategoriami dokumentów. Firma ma pewność, że wdrożone rozwiązania są zgodne z aktualnym stanem prawnym, a gromadzone zbiory bezpieczne. Wpływa to pozytywnie na jakość pracy zespołu, a w konsekwencji jego wydajność.
Warto dodać, że wiele firm przechowuje informacje, których w świetle prawa nie musi lub robi to przez zbyt długi okres czasu. Ponadto niektórych danych osobowych firma nie ma prawa gromadzić lub może to robić tylko przez określony czas. Tutaj także nieodzowne staje się doświadczenie profesjonalnego podmiotu, oszczędzając przedsiębiorcy zbędnych dylematów i błędnych decyzji.
Odpowiednia infrastruktura do archiwizacji
Większość wyspecjalizowanych w archiwizacji firm posiada własny magazyn oraz zaplecze technologiczne. Od momentu podpisania z nim umowy, cały proces związany z prowadzeniem magazynu spoczywa na nim. Oznacza to, że dokumenty będą przechowywane w doskonale zabezpieczonym miejscu. Opcjonalnie podmiot taki może pomóc danej firmie stworzyć archiwum w jej siedzibie lub w zarządzanej przez nią nieruchomości. Wszelkie wykorzystywane procedury powinny opierać się na zasadach ładu informacyjnego (information governance), ponieważ gwarantuje to najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dobrym przykładem firmy świadczącej tego typu usługi na rynku polskim jest Rhenus Data Office Polska.
Przed podjęciem współpracy z podmiotem, który oferuje tego typu usługi, warto sprawdzić kilka rzeczy. Przede wszystkim powinna ona posiadać odpowiednio zabezpieczone pomieszczenia, które będą służyć jako magazyn. Oznacza to, że muszą one być chronione przed działaniem czynników atmosferycznych, zwierzętami, szkodliwymi substancjami, a także wtargnięciem osób do tego nieuprawnionych. Obowiązkowo musi on także być ubezpieczony.
Najlepsze praktyki związane z archiwizacją dokumentów
Nowoczesne systemy służące do archiwizacji dokumentów wykorzystują zaawansowane rozwiązania informatyczne, które pozwalają na zachowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa, a także szybki dostęp do nich. Aby to osiągnąć, opracowywana jest topologia archiwum. Dokumenty są przypisywane do odpowiednich kategorii i opisywane. Nadawane są im także kody kreskowe. Za ich pomocą można bardzo łatwo indeksować cały zbiór. Stanowi to gwarancję, że żadna informacja nie ulegnie zagubieniu, a jej odszukanie zajmie tylko chwilę.
Bardzo ciekawą opcja jest digitalizacja zbiorów przechowywanych w magazynie. Dzięki niej możliwe jest zdalne uzyskanie dostępu do danych, bez potrzeby fizycznych odwiedzin w magazynie. W efekcie pracownik przebywając na swoim stanowisku pracy, nie musi tracić czasu na żmudne poszukiwania. Informacje takie są chronione najwyższej klasy zabezpieczeniami cyfrowymi, uniemożliwiając wgląd ze strony nieuprawnionych osób. Dostępny jest także szczegółowy rejestr tego kto i kiedy miał do nich wgląd.
Firma zajmująca się archiwizacją może na bieżąco monitorować przechowywany zbiór. Jeżeli dany dokument nie musi już być gromadzony (upłynięcie limitu czasu określonego prawem), może zostać zniszczony i zwolnić zajmowane miejsce. Proces niszczenia jest przeprowadzany z użyciem odpowiedniego sprzętu, zgodnie z regulacjami prawnymi. Na koniec całej procedury jest sporządzany protokół.
Współpraca z profesjonalną firmą zajmująca się archiwizacją to korzyści:
- Dostęp do gotowych procedur, które można natychmiast wdrożyć.
- Gwarancja najwyższej klasy zabezpieczeń.
- Dane są gromadzone w zgodzie z przepisami prawa, przez ustawowo określony okres czasu.
- Przetwarzane dane osobowe są bezpieczne, w zgodzie z RODO.
- Szybki i łatwy dostęp do archiwum.
- Możliwość digitalizacji zbiorów i zdalnego dostępu.
- Lepsze zarządzanie przestrzenią służącą do przechowywania dokumentów.
- Archiwizowanie tylko niezbędnych informacji, eliminacja niepotrzebnych danych lub takich, których przechowywania zabrania prawo.
