Dzięki fakturom elektronicznym firma może oszczędzać czas i pieniądze. Jak korzystać z nich na co dzień?
Faktury elektroniczne mogą być używane przez polskich przedsiębiorców już od kilkunastu lat. Aktualnie e-faktura jest coraz częściej spotykanym dokumentem elektronicznym wymienianym pomiędzy przedsiębiorstwami oraz wysyłanym do klientów indywidualnych. Jak zacząć fakturować elektronicznie?
E-faktura – co to jest?
Faktura elektroniczna, czyli e-faktura jest dokumentem elektronicznym posiadającym cechy faktury. Można rozliczać się z nią tak samo jak ze zwykłą fakturą papierową.
W postaci elektronicznej można wystawiać faktury VAT, a także faktury korygujące oraz duplikaty faktur.
Korzyści wynikające ze stosowania faktur elektronicznych:
- oszczędność pieniędzy – eliminacja kosztów druku, pakowania i wysyłki, a także archiwizacji papierowych dokumentów,
- ochrona środowiska – związana ze zredukowaniem ilości zużywanego papieru i innych materiałów do druku,
- terminowość przesyłki – faktura może być dostarczona do odbiorcy niemalże od razu, na przykład przez system EDI – elektronicznej wymiany danych oferowanego przez polskiego lidera w tej dziedzinie – firmę Edison,
- wygodna archiwizacji – dokumentacja elektroniczna nie zajmuje fizycznej przestrzeni, a także jest łatwa w wyszukiwaniu,
- większe bezpieczeństwo – e-faktura jest znacznie lepiej chroniona niż ta w postaci papierowej.
Jak wystawić e-fakturę?
Wystawienie faktury elektronicznej jest bardzo proste i można zrobić to na każdym komputerze.
E-faktura musi zawierać takie same dane jak tradycyjna faktura papierowa – zgodnie z polskim prawem. Nie ma przy tym potrzeby sygnowania jej podpisami elektronicznymi, ale dla uzyskania jej autentyczności można zastosować specjalne systemy walidacji, na przykład bazujące na wspomnianej już technologii EDI – elektronicznej wymiany danych.
Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce e-faktura musi spełnić wymogi takie jak:
- integralność treści, autentyczność pochodzenia, czytelność,
- odpowiednie oznaczenie w celu łatwego odnalezienia w archiwum,
- archiwizacja w sposób umożliwiający natychmiastowy dostęp przez organy podatkowe i kontroli skarbowej.
W przepisach nie znalazły się dotychczas informacje dotyczące formatu faktury elektronicznej. Aktualnie najczęściej stosuje się dwa formaty – PDF oraz XML, przy czym format XML pozwala na pełniejsze wykorzystanie zalet e-faktury.
Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Przechowywanie faktur elektronicznych jest znacznie prostsze niż faktur papierowych – nie tylko ze względu na oszczędność miejsca.
Przedsiębiorcy decydujący się na przechowywanie e-faktur muszą przy tym pamiętać o powyższych zasadach, czyli faktura elektroniczna musi być odpowiednio oznaczona znakiem czasu (logi systemowe) i sklasyfikowana w archiwum, a także musi być łatwa w dostępie w razie kontroli.
E-faktura może być przechowywana na dyskach twardych komputerów, na nośnikach takich jak płyty CD, DVD, pendrive, zapasowych dyskach twardych, a także w chmurze, czyli na zewnętrznych serwerach. Usługą wspierająca komunikację EDI jest archiwizacja faktur elektronicznych oferowana przez Operatora EDI, firmę Edison.
Archiwizacja e-faktur w chmurze
Zgodnie z polskim prawem, faktura musi być zarchiwizowana w takiej formie, w jakiej została wystawiona, czyli musi być archiwizowana w pliku źródłowym. Dla przykładu archiwizacja faktur formacie „pdf”, nie spełni wymogów prawa, jeśli nie jest jednocześnie archiwizowana z plikiem źródłowym, np. w formacie XML, z którego powstał obraz faktur w „pdf”.
W przypadku archiwum w tzw. chmurze dokumentacja jest umieszczana na zewnętrznych serwerach i jest dostępna z dowolnego komputera po podaniu odpowiedniego hasła.
W efekcie eliminuje się ryzyko utraty e-faktur w wyniku awarii komputerów lub zniszczenia nośników danych. Jeśli przedsiębiorca chce archiwizować dokumenty na własnych dyskach lub nośnikach, musi pamiętać o regularnym wykonywaniu ich kopii zapasowych.
Zatem korzystanie z faktur elektronicznych niesie ze sobą wiele korzyści – to nie tylko oszczędność, ale również wygoda i bezpieczeństwo, dzięki którym może zyskać każda, nawet najmniejsza firma.
