Służbowe podróże, wyjazdy na szkolenia, konferencje oraz spotkania z kontrahentami to codzienność w wielu firmach. Przedsiębiorcy mogą mieć jednak wątpliwości związane z ewidencją czasu pracy osób udających się na szkolenie lub konferencję. Jak rozliczyć podróż służbową?
Różnice między podróżą służbową a oddelegowaniem
Na początku warto wspomnieć o różnicach pomiędzy podróżą służbową, potocznie zwaną delegacją, a oddelegowaniem. Nie są to tożsame pojęcia, chociaż przez wiele osób są używane zamiennie. Podróż służbową reguluje art. 775 par. 1 Kodeksu pracy, w którym zamieszczona jest jej definicja.
Za podróż służbową uważamy zatem każdy wyjazd pracownika wykonującego na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Właśnie z tego tytułu pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Dodatkowo podróż służbowa ma charakter incydentalny, czyli zdarza się rzadko. Z kolei oddelegowanie polega na wykonywaniu pracy poza siedzibą pracodawcy.
Wysokość diety w podróży służbowej
Wysokość diety jest uzależniona od rodzaju podróży – inne stawki obowiązują bowiem przy podróżach krajowych, a inne przy zagranicznych. W przypadku tych drugich duże znaczenie ma również kraj, do którego podróżujemy.
Zacznijmy jednak od diet przysługujących w przypadku podróży krajowych. Zgodnie z rozporządzeniem wysokość diety wynosi min. 30 zł dziennie. Warto także zauważyć, że przysługuje ona tylko, gdy podróż trwa dłużej niż 8 godzin. W przypadku podróży trwających od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety, zaś pełna stawka dopiero w przypadku podróży trwających powyżej 12 godzin.
Z kolei podróże zagraniczne mają osobny katalog diet – odrębnych dla różnych krajów. Przykładowo pracownik wyjeżdżający w podróż służbową do USA może liczyć na dietę w wysokości 59 USD.
Jak udokumentować wydatki?
Wszystkie wydatki związane z podróżą służbową powinny być w odpowiedni sposób udokumentowane. Dużo zależy również od środka transportu. W przypadku wyjazdu pracownika samochodem należy zbierać faktury związane z zakupem paliwa, ale zachować również np. bilet dokumentujący przejazd płatną autostradą.
Ważne są również faktury za noclegi – zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Pamiętajmy też, że rozliczenia podróży służbowej należy dokonać w ciągu 14 dni od jej zakończenia.
Ewidencja czasu pracy – o czym należy pamiętać?
Przygotowując rozliczenie podróży służbowej należy pamiętać o zachowaniu odpowiedniej formy dokumentu. Rozliczenia dokonuje się na dowodzie wewnętrznym, w którym powinny znaleźć się dane takie jak: imię i nazwisko pracownika, cel podróży służbowej, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, a także stawka i wartość należnych diet.
Źródło: Generix – dostawca oprogramowania do ewidencji czasu pracy.
